L’audit 5S se présente comme une liste de contrôle qui permet d’évaluer l’optimisation organisationnelle d’une usine ou d’un bureau. La procédure est incontournable pour les entreprises qui souhaitent améliorer l’environnement de travail et veiller à ce que le travail soit effectué de manière efficace, dans le respect des normes de sécurité.
L’audit 5S constitue une méthode éprouvée permettant d’apporter des améliorations constantes dans l’organisation, en se plaçant dans une perspective LEAN.
Et c’est précisément dans cette perspective LEAN que s’inscrit Ermeo.
La méthode 5S : qu’est-ce que c’est ?
La méthode 5S a été imaginée dans les usines Toyota. Elle consiste principalement à mettre chaque pièce ou chaque outil à sa place et à garder les espaces de travail propres et organisés. L’abréviation 5S renvoie à cinq mots japonais qui décrivent un processus en cinq étapes, visant à organiser ateliers ou bureaux de manière rationnelle afin d’assurer un travail efficace et sûr.
Voici quels sont ces cinq termes, tous des verbes d’action :
Seiri
Seiri signifie « débarrasser ». On pourrait aussi traduire le terme par désencombrer. Il s’agit de ne garder que l’essentiel et d’éliminer tout ce qui est superflu de l’environnement de travail. Les objets qu’on n’utilise que de temps en temps sont rangés.
Seiton
Seiton renvoie précisément à la nécessité de ranger. L’objectif de cette seconde étape est d’organiser l’espace de travail, en attribuant à chaque élément une place déterminée, toujours la même. Cet emplacement doit être efficace, fonctionnel, facile d’accès.
Seiso
Seiso invite à nettoyer l’espace de travail. Les entreprises doivent veiller à proposer un environnement propre, en organisant un nettoyage régulier. Le cadre où évoluent les collaborateurs est alors plus sain et plus agréable.
Seiketsu
Seiketsu est un verbe signifiant « ordonner ». L’objectif de cette quatrième étape est d’intégrer les étapes précédentes à une routine de travail. L’entretien préventif du poste de travail est programmé.
Shitsuke
Shitsuke renvoie à la traditionnelle discipline de vie à la japonaise. Il s’agit d’être rigoureux et c’est ce qui permet à la méthode de fonctionner. Pour y parvenir, il convient que la liste de prescriptions découlant de la méthode 5S soit intégrée à la routine de travail des managers comme des différents collaborateurs de l’entreprise.
On aura compris que c’est au niveau de la dernière étape, shitsuke, qu’intervient l’audit 5S.
Pourquoi utiliser une application d’audit 5S ?
Pas question que la réalisation d’audits 5S devienne chronophage ! Ce serait le contraire du résultat souhaité. C’est pourquoi il est intéressant de miser sur une solution numérique, comme celle que propose la plateforme Ermeo. Vous allez ainsi pouvoir saisir plus facilement les données de l’audit, vous pourrez effectuer directement une analyse pour faire émerger les points à améliorer et les procédures à mettre en œuvre. Vous pourrez aussi communiquer aisément la liste des contrôles de qualité aux membres de vos équipes, qu’il s’agisse des responsables d’inventaire, du nettoyage, de la réparation ou de la maintenance, ou encore de la sécurité des employés. Enfin, l’utilisation d’une application numérique vous permet une mesure au fil du temps des améliorations réalisées.
L’application Ermeo assiste les entreprises dans la mise en place de leur stratégie d’audit 5S. Elle leur permet d’adopter une approche plus systématique et plus organisée. La saisie, le partage et la génération de rapports sont grandement facilités. En d’autres termes, la plateforme Ermeo vous aide à améliorer votre productivité, à réduire les pertes de temps, à optimiser les inventaires et à diminuer les risques d’accident.
L’application Ermeo est spécialement pensée pour faciliter la digitalisation des formulaires et c’est ce qui en fait un outil de choix pour les entreprises qui veulent mettre en place la stratégie 5S pour l’amélioration des procédures et l’optimisation de l’organisation.
